Het is een bijzondere tijd tijd. Door de corona uitbraak hebben veel organisaties een andere manier van werken geadopteerd. Het ‘telewerken’ zoals men dat in Vlaanderen noemt, is plotseling de norm geworden. Wat het interessant maakt is dat velen van ons zich ineens horen aan te passen aan een nieuwe situatie. Zo zie je collega’s steeds meer op afstand en thuis vervagen de grenzen tussen werk en privé.
Je komt ze in deze dagen dan ook overal tegen: posts met de beste tips om goed te kunnen thuiswerken. Best prettig en zeer waardevol, dank voor het delen allen! Vanuit mijn rol als Scrum Master bij Guapa E-commerce heb ik ook een aantal tips gericht op thuiswerken en Scrum voor jullie.
De Scrum filosofie is leren door te doen. Binnen Guapa hebben we al jaren ervaring met Scrum en dit helpt ons om in deze tijd met zo min mogelijk hobbels verder te werken. In plaats vanuit een centraal kantoor werk ook ik vanuit mijn eigen thuiskantoor.
Thuis scrummen door corona? Zo doen wij dat!
Ik vind dat we de plotselinge switch naar massaal thuiswerken best makkelijk hebben gemaakt. En dat hebben we wat mij betreft mede te danken aan de structuur die het Scrum framework ons de afgelopen jaren heeft gegeven. Iedereen weet wanneer wat precies gebeurt in ons proces. De eerste keer met z’n allen videobellen was bijvoorbeeld niet eens stuntelig. En ik ben blij dat we de afgelopen maanden al heel erg op de werkafspraken aan het hameren waren. Structuur en duidelijke afspraken zijn wat mij betreft de basis om van massaal thuiswerken een succes te maken.
Het verbaast me dan ook dat ik bijvoorbeeld op LinkedIn voorbij zie komen dat teams de review en retrospective annuleren met als motivatie dat het met thuiswerken allemaal een stuk lastiger wordt. In mijn optiek een hele bijzondere keuze en redenering. Juist nu (maar eigenlijk altijd wel) is het belangrijk om stil te staan bij wat je als team hebt opgeleverd en wat er in het team beter kan. Ik kan me niet voorstellen dat er geen verbeterpunten zijn te behandelen na twee weken thuiswerken.
Een review kan virtueel. Laat zien wat er is gemaakt door een demo te geven. Er zijn verschillende applicaties waar je je scherm mee kunt delen. Geef je geen demo maar wil je wel iets laten zien, stuur dan screenshots van het product of geef toegang tot bijvoorbeeld een testomgeving waar de laatste versie van het product staat. Het doel is de interactie met de stakeholders op te zoeken om daardoor waardevolle producten te ontwikkelen, dus volgens mij kan dat nog steeds.
Wat betreft de retrospective hoeft het allemaal niet heel spannend te zijn: maak een call aan, stel per persoon de vraag hoe het met iemand gaat in deze situatie en start zelf als Scrum Master zijnde (stel je kwetsbaar en open op, dat slaat zeker over op de rest). Leg de punten vast op een centrale plek zodat je ze over twee weken weer kunt gebruiken. Als het goed is deed je dit ook al voor de corona uitbraak 😉
Juist de structuur en duidelijke afspraken gaan je dus in deze periode helpen. Maar even verder kijkend kom ik ook uit op de Scrum Values (te zien op deze poster). Wat is het ontzettend belangrijk om die in je achterhoofd te houden. Daarom bij deze dan ook mijn tips (jaja, daar zijn ze) verwerkt in de core values:
Courage
Hier hoeft thuiswerken op zich weinig in te veranderen. Je doet je ding zoals altijd toch: “do the right thing and work on tough problems”? Tip die ik hierin wel mee wil geven: er is meer dan alleen je sprinttaken, durf ook eens een teamgenoot op te bellen om te vragen hoe het met hem of haar gaat. Het sociale aspect wat op kantoor de gehele dag aan de gang is, kun je door veel thuiswerken nog wel eens gaan verliezen. Blijf elkaar feedback geven en werk als organisatie aan gezamenlijke ‘contactmomenten’ zoals een online VrijMiBo (Bingo en Skribble zijn nu al aanraders).
Focus
Dit wordt bij ons momenteel als lastigste onderdeel ervaren. Zie je maar eens goed af te sluiten van alle nieuwe (online) communicatiestromen die op gang komen, maar ook van je huisgenoten. Wat wij hierin zien is dat het belangrijk is om ook hierin structuur aan te brengen: doe hetzelfde als dat wanneer je naar kantoor zou gaan, spreek met je partner of huisgenoot af om elkaar niet te storen of om bijvoorbeeld om half 11 samen een kopje koffie te drinken. Een andere concrete suggestie: maak een aparte Slack channel aan voor alle niet-werkgerelateerde zaken en mute die van notifications. Wat als laatste kan helpen bij je focus is om dagdoelen op te stellen. Bepaal deze in de daily en richt je als team die dag op dat doel.
Commitment
Of je nu op kantoor, onderweg of thuis bent. Je persoonlijke commitment verandert niet wat mij betreft. Maar houd er bij het opstellen van de goals wel rekening mee dat er collega’s zijn die opeens ook thuisonderwijs moeten geven of iemand moeten helpen die het even hard nodig heeft. Het is oké om even te wennen aan de nieuwe situatie en misschien moet je daarom in deze periode eerst iets realistischere doelen opstellen. Als dat goed werkt kun je ze daarna weer wat ambitieuzer maken.
Respect
Je moet elkaar respecteren en er op vertrouwen dat een ieder capabel en professioneel genoeg is om zijn of haar ding te doen. In de thuiswerk situatie mis je soms de controle die je op de werkvloer heel makkelijk wel kunt uitvoeren. Heb vertrouwen dus! Natuurlijk ga je ook hier in de situatie komen dat je vertrouwen toch niet gegrond was, maar probeer hierin dan ook de dialoog met diegene op te blijven zoeken. Eigenlijk niets nieuws lijkt mij 🙂
Openness
Je collega’s zien misschien minder goed wat je nu allemaal doet op een dag. Wees dus heel erg open in je communicatie, maar doe dit wel structureel. De daily kan hier een heel geschikt moment voor zijn. Of misschien is het juist nu handig om even twee dailies op een dag te doen omdat er meer afstemming met elkaar wordt gevraagd. Blijf elkaar ook nu opzoeken. En als een daily in deze situatie 20 minuten vergt in plaats van 15 minuten: prima!
Daarnaast kun je nu je teammates ook eens een kijkje in je persoonlijke leven geven door je werkplek te laten zien, of de problemen waar je thuis tegenaan loopt doordat je in quarantaine zit met hen te delen. Zoals hiervoor ook al benoemd; door zelf hier het voortouw in te nemen, maak je het voor andere personen ook makkelijker om open te zijn.
Rest me nu niet anders om iedereen veel succes en sterkte te wensen. Denk aan elkaar en zorg voor mekaar!
