“Iedereen” kent wel de RDW (Rijksdienst voor het Wegverkeer) van de APK‐brief, kenteken of vrijwaring. Maar ook de controle op je APK‐rapport, de toelating van nieuwe auto’s om een paar van de producten te noemen. (Als je meer wilt weten: Een link!). Maar wat weinigen weten is dat dit bedrijf, dat zo verbonden is met Veendam en Stad Groningen, op een stille maar revolutionaire manier bezig om de organisatie platter te maken en de medewerkers te betrekken door transparant en open te zijn en door zaken als klantwaarden en de talenten van mensen voorop te stellen. En dat schijnt iets te maken te hebben met dingen als standup‐meeting, scrum, kanban en een hele hoop “geeltjes”. Tijd voor een kennismaking met Jasmin Hadžihasanović, IT Portfoliomanager bij de RDW. AgileHubNoord hoofdredacteur JohnPeter Elverding zocht hem op.
Een beveiligd pand in Stad Groningen met een bijzondere plek voor iets wat te maken lijkt te hebben met scrum en agile: Transparant, bijna geen stoelen, één glazen wand en drie metalen wanden: Eigenlijk een soort Kanban kamer. Teveel voor dit korte interview maar wie weet kunnen we een vervolgsessie plannen!
JPE: Wat is jouw rol?
JH: Ik ben IT portfolio manager, dat houdt in dat ik me vooral bezig houdt met het stroomlijnen van de interne processen, het snel kunnen voldoen aan vragen van onze klanten maar misschien wel het belangrijkste: Hoe krijg ik de organisatie zo ingeregeld? Met voldoende onderling vertrouwen dat mensen zich kunnen en durven uiten en dat ze dit vanuit hun passie, hun betrokkenheid bij het bedrijf en onze klanten gaan doen.
JPE: Toen ik die bijzondere ruimte binnenliep moest ik meteen denken aan een soort war‐room, van waaruit de generaals alles kunnen zien en besturen. Maar daar bleek niets van te kloppen?!
JH: Nee, integendeel! Ik geloof in de kracht van samenwerken en dat kan in mijn beleving het beste als iedereen van dezelfde informatie gebruik kan maken. Daardoor voorkom je spraakverwarring in je organisatie maar ook dat wantrouwen wegvalt omdat iedereen dezelfde informatie heeft en kan gebruiken. Dat geeft iedereen vertrouwen waardoor men meer durft om vanuit de passie te gaan werken in plaats vanuit een bepaald stramien. Voor managers is het soms even wennen, want ze moeten nu meer doen vanuit vertrouwen en respect dan vanuit een hiërarchie. We werken op basis van 5 stappen:
JPE: Als ik aan RDW denk dan zie ik grijze ambtenaren en rustige data‐nerds die geduldig van 9 tot 5 hun taak doen en dan uitgerust naar huis gaan. Maar dat geldt zeker wel voor de andere afdelingen, en het MT?
JH: Alweer Nee! Eind 2017 is de organisatie hier in Groningen veranderd, van een hiërarchische organisatie met de afdelingen naar een platte matrix organisatie. We werken met DevOps serviceteams die elk hun eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden hebben voor de dienstverlening. Helder en transparant, vertrouwen in je medewerkers en collega’s en kortere lijnen. De muren hier worden steeds voller want daar, aan de andere kant, is de muur van het MT. Elke maandag staan ze hier, de besluiten, acties en belemmeringen komen op de muur zodat iedereen er weet van heeft en waar nodig kan helpen. En dat werkt! In alle geledingen werken we aan besluitvormingen in het hier en nu, maar ook in het vieren van successen, het innoveren in de organisatie en in de producten waar we nu en de komende jaren mee aan de slag gaan. Inmiddels zijn de product owners (PO’s) nu zelf budgethouders en budget verantwoordelijk. Door dat vertrouwen bespaar je heel veel tijd omdat protocollen, die uitgingen van controle vooraf, vervangen zijn door vertrouwen vooraf.
JPE: Maar is dat voor sommige mensen niet bedreigend? Enerzijds omdat ze invloed moeten overdragen en anderzijds omdat ze veel meer verantwoordelijkheid krijgen?
JH: Dat klopt, maar omdat we als divisie ICT laten zien dát het werkt, dat het betere effecten heeft op de productiviteit, rendement maar ook het werkplezier is men eerder bereid om er voor te gaan. Ook omdat ze weten dat de collega’s en managers vertrouwen geven, ook als er een keer iets niet goed gaat. Vertrouwen is het belangrijkste, Kanban, scrum, noem maar op: Dat zijn gereedschappen die af en toe een beetje kunt aanpassen om ze optimaal te kunnen inzetten in je plannen.
JPE: Wat bedoel je met “het werkt”? Dat iedereen zich goed voelt?
JH: Dat zeker, maar vooral omdat het ook nog cijfermatig kan worden onderbouwd. 70% minder incidenten en 35% betere productiviteit. Dat noem ik belangrijke verbeteringen!
JPE: Wat wil je de komende jaren bereiken?
JH: Ik merk dat er bij andere RDW‐afdelingen en bij veel bedrijven interesse is in wat wij hier in Groningen doen. Steeds vaker word ik gevraagd om iets te vertellen over deze manier van werken en doen, hoe wij er in slagen om zowel de klant als de medewerkers op de eerste plaats te laten komen. Mijn ambitie voor de komende jaren is om deze manier van bedrijfsvoering RDW‐breed toe te passen en daarna liefst in heel Nederland.
JPE: Merk je “iets agiles” in andere omgevingen (gezin, buurt‐ of vrijwilligerswerk)?
JH: Ik heb een zoon van 11. Ook voor hem zijn zaken als vertrouwen, directe en duidelijke afspraken maken van belang. Doordat ik hem vrijheid en verantwoordelijkheid bied kan hij zichzelf ontplooien en groeien. En natuurlijk moeten we af en toe dwingend advies geven, want dat hoort bij pubers!
JPE: Wat is je mening over AgileHubNoord?
JH: In het prille begin hebben we wel eens gefaciliteerd en ben ik erbij geweest, maar de laatste jaren is het er niet meer van gekomen. Maar wie weet schuif ik weer een keer aan!
Relevante links:
Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW)
Socials (AgileHubNoord)
MEETUP -voor de volgende bijeenkomsten!
