Organiseer zelf eens een meetup

Het netwerk AgileHubNoord is zelforganiserend. Dat betekent onder andere dat de leden zelf de meetups organiseren. We vinden het dus super dat je zelf zo’n inspirerende bijeenkomst wilt organiseren. Graag informeren we je over een aantal zaken die je kunnen helpen om er een geweldige bijeenkomst van te maken.

Via AgileHubNoord worden in Noord-Nederland meetups georganiseerd over onderwerpen die te maken hebben met het Agile gedachtengoed, bij bedrijven en organisaties die daarmee een link hebben. AgileHubNoord meetups zijn altijd gratis toegankelijk voor de leden van het netwerk, ook de sprekers of facilitators stellen hun kennis gratis beschikbaar. Ze ontvangen wel een attentie op kosten van AgileHubNoord, die onder andere daarvoor gesponsord wordt door onze premium sponsoren. Op dit moment zijn dat TopX, KeyResult, KeurigOnline en theFactor.e.

De locatie wordt beschikbaar gesteld door een locatiesponser. De locatiesponsor verzorgt ook de catering, passend bij het tijdstip van de meetup. Elke locatie heeft daarbij verder zijn eigen aanpak. De volgende checklist is bedoeld om je te helpen een AgileHubMeetup de organiseren. Onder de checklist volgt nog een tijdpad, zodat alles op tijd gereed kan zijn.

1. Bepaal het onderwerp van de meetup. Ter inspiratie vind je hier een overzicht van de acht Agile thema’s die leden van AgileHubNoord het belangrijkst vinden.

• Zoek daar (een) spreker(s) en/of facilitator(s) bij en organiseer een voorbespreking (face-2-face, digitaal of telefonisch). Aandachtspunten:
  • Kan de spreker een inspirerende presentatie geven van maximaal 45 minuten?
  • Kan de spreker een werkvorm verzorgen, waarmee de aanwezigen op een actieve manier het onderwerp aan de slag kunnen gaan?
  • Zijn er voor het actieve deel extra facilitators nodig? Hoeveel? Het aantal deelnemers aan een meetup is ca. 30, voor het actieve deel van de meetup te verdelen in groepen.
  • AgileHubNoord heeft geen budget voor facilitators, ook niet voor reiskosten.
  • Hier nog een handige checklist voor de facilitator.

• Zoek een locatiesponsor in Noord-Nederland. Dit document kan je helpen om de locatiesponsor uit te leggen wat de bedoeling is. Aandachtspunten:
  • Vanaf hoe laat is de locatie beschikbaar en tot hoe laat? Houd er rekening mee dat voor de voorbereiding de locatie ca. een uur voor aanvang van de meetup beschikbaar moet zijn.
  • Welke mogelijkheden zijn er voor parkeren en hoe is de bereikbaarheid van de locatie?
  • Welke mogelijkheden zijn er voor het werken in groepen? Zijn er bijvoorbeeld aparte werkruimtes beschikbaar?
  • Welke presentatiemiddelen (laptop, beamer, digibord, filpover(s), ..) zijn er beschikbaar, welke andere middelen (stickies, …) en waar moeten we zelf voor zorgen?
  • Is er internettoegang mogelijk? Voor alle deelnemers of bijvoorbeeld alleen voor de latop waar de presenatie op draait?
  • De locatiesponsor krijgt circa 10 minuten spreektijd om iets te vertellen over het bedrijf. Is hier behoefte aan?
  • Wat voor catering wil de locatiesponsor verzorgen? Verwacht wordt  koffie/thee/water bij binnenkomst, na de presentatie door de spreker een maaltijd passend bij het tijdstip van de dag, (fris)drankjes tijdens het actieve deel van de meetup en eventueel een borrel.

• Maak een korte introductietekst voor de aankondiging op meetup.com en stuur deze, samen met de locatiegegevens en aanvangstijd naar redactie@agilehubnoord.nl. De webredactie zorgt voor publicatie op meetup.com en op deze site. Bij publicatie maken we jou co-editor van de meetup, zodat je daar zelf eventuele wijzigingen kunt doen.

• Stel een PowerPoint samen voor de introductie tijdens de meetup. Hier vind je een voorbeeld van een vorige PowerPoint, in de presentatiehuisstijl van AgileHubNoord.

• Regel een attentie voor de spreker(s). Suggestie: een Blueberry Geschenk Box. Als je dat regelt via Harry Schwertmann (met cc. aan redactie@agilehubnoord.nl) heb je er zelf weinig werk van, wordt de rekening direct door de sponsors van AgileHubNoord betaald en levert Harry de attentie op het afgesproken tijdstip af bij de locatie van de meetup. Als je zelf een andere attentie regelt, declareer de rekening dan via Rolf Teekens (met cc. aan redactie@agilehubnoord.nl). Een digitaal bewijs zoals een foto van de kassabon is voldoende. Rolf zorgt er altijd voor dat je de declaratie snel betaald krijgt.

• Wees op de dag van de meetup aardig voor degene die de locatie beschikbaar stelt. Maak goede afspraken over hoe laat jij er zult zijn en biedt misschien aan dat jij de zaal in orde maakt. Help na afloop ook bij het opruimen.

Tijdpad:

• Zes weken voor de meetup: onderwerp en datum zijn bekend. Eerste aankondiging plaatsen op meetup.com, met globale beschrijving van het onderwerp.
• Vier weken voor de meetup: locatie is bekend. Aankondiging op meetup.com aanvullen met locatie + korte beschrijving van de locatie(sponsor).
• Drie weken voor de meetup: detailprogramma is bekend. Aankondiging op meetup.com aanvullen met agenda en eventuele bijzonderheden.
• Twee weken voor de meetup: eerste versie van de PowerPoint is gereed, delen met betrokkenen voor feedback.
• Twee weken na de meetup: product(en) (blogpost, beschrijving werkvorm, beschrijving agile onderwerp, …) voor het AHN platform (www.agilehubnoord.nl) is gereed.

Neem bij impediments gerust contact op met redactie@agilehubnoord.nl. We helpen je graag om ze op te lossen.

Veel plezier bij het organiseren en tot ziens bij de meetup.