Agile voor Finance and Controle

In oktober 2018 heb ik de training: Agile voor Finance en Control gevolgd.

De zin: “Agile en control zijn gevoelsmatig tegenstrijdig, en het raakvlak levert dan ook vaak wrijving op tussen afdelingen en individuen” was voor mij voldoende om mij in deze training te verdiepen en mij daarna aan te melden.

Als scrummaster zat ik tussen business controllers werkzaam bij de het organisatieonderdeel Finance & control. Ik vind het altijd heel leerzaam om met professionals uit een ander vakgebied te sparren.

De cursus was gericht op het sturen van de Agile-teams, niet gericht op het Agile werken van Finance & control zelf.

De volgende uitdagingen heb ik meegenomen:

  • Het is nog een relatief jong aandachtgebied, volop in beweging.
  • Een organisatie met Agile-teams dient zijn budgetten- en projectensystematiek anders te organiseren.
  • Vaak gaat  een deel van de organisatie op een Agile wijze werken en blijven stafafdelingen centraal georganiseerd. De omgeving is ook nog niet gewend aan de Agile werkwijze en verwachten nog steeds de traditionele rapportages met cijfers per jaar of kwartaal zowel vooruit als achteruit.
  • Als er binnen een organisatie enkele teams op de Agile-wijze gaan werken, dan lukt het voor Finance en Controle meestal nog wel om die op de oude wijze (met wat aanpassingen) te besturen. Als de hele organisatie op de Agile-wijze gaat werken dan is dat een radicale stap en vereist dat ook een wezenlijk andere besturing.
  • (Semi-) Overheidsorganisaties zijn verplicht om de begroting voor het volgend jaar al klaar te hebben voor “prinsjesdag”. In september van het jaar X is de begroting voor jaar X+1 al klaar. Vaak ook nog heel gedetailleerd op projectcode en WBS-code nauwkeurig. Vanuit Agile perspectief is dit heel merkwaardig en het staat op gespannen voet met de wendbaarheid van Agile.
  • Het topmanagement met finance & control voorop dient zich te richten op de hoofdlijnen en niet op de details. Zolang de opbrengsten groter zijn dan de kosten dan is het goed. Vergeet niet dat Agile vaak een tegenbeweging is tegen te veel regelzucht.
  • Agile topdown invoeren is in tegenspraak met de vereiste creativiteit. Topdown betekent automatisch controle en structuur.
  • De huidige besturing is vaak gericht op de korte termijn en gaat over cijfers. De lange termijn is voor Agile veel belangrijker en die zijn meer kwalitatief dan kwantitatief.
  • Storypoints van de teams zijn niet met elkaar te vergelijken, omdat elk team zijn eigen betekenis daar aan geeft.
  • Finance en Controle en ook Risk management denkt in processen. Bij Agile denk je veel meer in waarde.

De training bood geen standaard oplossing. Organisaties staan allemaal op verschillende tussenstations van de Agile transitie.

Ik kreeg nuttige tips en denkrichtingen zoals:

  • Onderken de waarde stromen in de organisatie en voer die (ook) door in de budgetten- en projecten systematiek.
  • Neem kleine stapjes en hou rekening met het verandervermogen van de omgeving.
  • Business controllers dienen de teams op te zoeken en het gesprek aan te gaan. Leg uit aan welke (wettelijke) verplichtingen de rapportages dienen te voldoen en zoek samen met de teams naar een passende werkvorm.
  • Zorg dat er financiële kennis in de teams komt.
  • Deel een jaarbudget op in 4 delen en stel aan het begin van het jaar één kwartaalbudget ter beschikking. Blijf goed geïnformeerd gedurende het kwartaal. Overleg regelmatig met de Product Owner en vraag aan het einde van elk kwartaal hoe groot het budget moet zijn voor het volgende kwartaal.
  • De besparing bij Agile-werken zit in de kosten van functies die geen waarde meer opleveren en die bij Agile niet gerealiseerd worden (work not done).
  • Agile biedt van zichzelf al diverse controle en stuurmechanismen zoals DoD (Definition of Done, NFR (Non Functional Requirements)  en Acceptatie Criteria. Maak daar gebruik van en voeg hieraan financiële en besturingsthema’s aan toe. Doe recht aan het zelf organiserend vermogen van het team, smoor dat niet in de kiem!
  • Maak gebruik van de indeling Epic – Feature – Story door de budgetronde toe te wijzen aan een Feature. Daal niet af  naar het nivo van story met de budgetten.
  • Het organisatieonderdeel Finance & control blijft bestaan. De medewerkers gaan de teams helpen de F&C-taken op orde te brengen. De werkzaamheden zullen verschuiven.
  • Belangrijke vraag voor F&C-medewerkers is: “are you in or out”. Daarmee wordt aangegeven dat zij onderdeel (= IN) van het team kunnen worden. De controle taak komt dan in het geding, omdat ze niet meer objectief zijn.
  • Als ze buiten het team blijven (= OUT) dan moet er binnen het team voldoende kennis van F&C-werkzaamheden zijn.

En nu, hoe nu verder?

Deze post is meer een opsomming van opgedane kennis dan een afgerond verhaal. Bij deze roep ik iedereen op om mijn post aan te vullen en te corrigeren. Finance & Controle bij Agile werken is een relatief jong aandachtgebied en ik hoop dat wij samen een stap kunnen zetten naar verdere professionalisering hiervan.

0 Reacties

Geef een antwoord

©2019 AgileHubNoord | privacy | cookiebeleid

Login met je gegevens

of    

Je gegevens vergeten?

Create Account